Как организовать программу банкета на юбилее 

Как развлечь гостей, чем наполнить вечер, кого из артистов пригласить и какие услуги могут пригодиться при организации Юбилея или Дня Рождения?  Эти и другие вопросы возникают , когда Вы решаете организовать праздник и пригласить гостей. Здесь я, ведущий Андрей Ежелев, делюсь своим  опытом  и , надеюсь,  смогу  помочь в решении Вашей задачи.

Как определиться с количеством гостей на юбилее

Казалось бы сама постановка вопроса одиозна - что тут думать !? Надо пригласить всех самых  дорогих и близких друзей! И это, действительно, первая мысль, которая приходит нам в голову , ведь праздник, собственно, для них - самых дорогих и любимых - Вы и организуете! НО, потом наши благие намерения часто разбиваются о финансовые и технические возможности - чем больше гостей, тем больший зал нужно для мероприятия, еда, спиртное, а иногда и доставка гостей до банкетного зала за городом обходится не дёшево.  Часто от задумки в стиле "Пир на весь Мир" остаётся "Дружеский ужин в тесном семейном кругу". Даже если у Вас неограниченные финансовые возможности, тут возникают другие сложности - залов на 200 и более гостей не так много и , как правило, на самые востребованные даты  они уже заняты. К тому же, на большие мероприятия необходимо привлекать больше обслуживающего персонала: распорядителя, хостес , выездной гардероб и т.п., развлекательная программа предполагает выступления приглашённых артистов. В связи с написанным выше я хочу обратить Ваше внимание на то, что от количества приглашённых гостей напрямую зависит:

1. Размер банкетного зала - его вместимость, наличие пространства для программы

2. Стоимость  банкета

3. Мощность необходимого звукового оборудования

4. Объём гардероба

5. Характер развлекательной программы

6. Количество обслуживающего персонала

Чаще всего, мне доводится вести юбилеи с количеством гостей от 20 до 80, но бывают и довольно масштабные мероприятия на 200- 400 человек. Именно поэтому всё, что я пишу в этом разделе - исключительно личный опыт.

Отдельно хочу сделать акцент на характер приглашённых гостей -  от того кто будет присутствовать на празднике и где будет проходить мероприятие очень зависит программа ведущего. Если Вы организуете юбилей на работе - в офисе или в ресторане не подалеку, а на празднике присутствуют Ваши коллеги - подчинённые и начальники, программа ведущего должна быть предельна  деликатна и тактична. Это не значит , что в других случаях ведущий ведёт себя иначе, но , поверьте, атмосфера праздника в кругу семьи и на работе разная. В моей практике бывали случаи, когда юбиляры делали два мероприятия: один на работе, другой - для родственников и друзей. В любом случае, программа ведущего тщательно готовится и адаптируется к конкертным условиям.

Банкетный зал для юбилея

Банкетные площадки бывают разные, сегодня можно подобрать зал на любой вкус и цвет.  Чаще выбирают рестораны рядом с домом или работой, летом пользуются популярностью загородные кантри-клубы и шатры, в 2017-м году   юбилеи часто организовывали в лофтах. Я остановлюсь на нескольких моментах, которые важны для организации юбилея с точки зрения ведущего:

1. Пространство зала - идеально, если столы будут занимать максимум 3/4 пространства, иначе возникнут сложности с танцевальной программой, а если планируете пригласить артистов, то соотношение столы /сцена увеличивается до 50/50.

2. Медийные возможности - есть ли проектор и экран, наличие местного светового и звукового оборудования, возможность его использовать, есть ли зал караоке и когда он начинает работать.

3. Сколько залов в ресторане и будут ли параллельно идти другие мероприятия

4. Наличие гардероба , туалетов, раздельных входов при нескольких залах

5. Есть ли место для встречи и сбора гостей, организации фуршета

6. До которого времени возможен громкий звук

7. Есть ли гримёрки для артистов

8. Как осуществляется завоз оборудования в ресторан? Нужно ли заранее отправить службе безопасности  список (меморандум)  ввозимого реквизита и аппаратуры.

9. Кто будет банкетным менеджером в день мероприятия

10. Как будут располагаться столы в зале (Т-образно, П-образно, Европейская рассадка - отдельно стоящие круглые столы)

Это основные моменты на которые я обращаю внимание в подготовке к программе, хотя всех нюансов не перечислить -  в работе каждого подрядчика они будут свои - декораторов будет интересовать возможность крепления украшений к стенам, фотографов - регулировка основного света и размер окон, звукооператоров - отделка пола и стен (от этого зависит характер звучания оборудования). Всё это большая "кухня" в которой все моменты могут учесть только опытные профессионалы, поэтому очень  рекомендую при выборе зала для юбилея не пренебрегать советами специалистов, которых Вы решите пригласить.

Творческие услуги для юбилея

  Интересный праздник - это, прежде всего, яркие события, которыми он наполнен. Поверьте, программа ведущего и выступление артистов Вашим гостям запомнятся больше, чем вкус жульена)  Поэтому даже на не большие мероприятия приглашают минимальный творческий состав "Ведущий+диджей" .

    Конферансы, розыгрыши, шуточные аукционы, викторины, подводки к тостам гостей, представление артистов, номера музыкальной эксцентрики, творческие интерактивы с гостями, танцевальные и песенные развлечения - это территория ведущего. Я всегда очень подробно рассказываю о своих творческих возможностях и во время проведения программы стараюсь оправдать ожидания самых искушённых гостей. 

Диджей - это музыкальный оформитель Вашего праздника, поэтому важно заранее составить плэй-лист и стоп-лист музыкальной программы. Отбивки, фоновая музыка, запуск видео-и фото слайд-шоу, управление караоке-машиной, и отстройка оборудования, проигрывание фонограмм артистов - это очень важная и ответственная часть работы диджея.

Музыкальное оборудование - колонки, микрофоны, микшерный пульт, стойки, диджейские проигрыватели и световые приборы- это минимальный комплект для качественного музыкального сопровождения праздника. Я предлагаю комплект оборудования для юбилея  с количеством гостей до 100 человек за  8.000 рублей

Стоимость Ведущего и диджея  на юбилей может варьироваться от 20.000 до 80.000 в зависимости от даты, объёма оборудования и времени работы

 

Также Вам могут понадобиться:

1. Фотограф

2. Видеограф

3. Декоратор

4. Артисты оригинальных жанров

5. Музыкальный коллектив

6. Танцевальный коллектив

7. Выездная фото-студия

6. Печать баннера для фото-сессии

8. Шаржист

Информацию о моих коллегах, с которыми я часто работаю в одной творческой команде, вы можете найти в соответствующих разделах сайта или перейдя по соответствующей  ссылке  выше. Также можно проконсультироваться, позвонив мне по телефону: 8 925 506 95 81 

 
 
 
Когда звать гостей на юбилей?

   Для заказа банкетного меню в ресторане, да и самого ресторана, Вам необходимо точно знать на какое количество человек рассчитывать, поэтому к этому моменту необходимо определиться - кто сможет присутствовать, а кто - нет.

 

   Решить эту задачу довольно просто, если заранее разослать приглашение на мероприятие с просьбой дать ответ до  определённой даты, после которой Вы будете составлять меню. Учитывая  современный горизонт планирования, рассылать приглашения желательно за 2-3 месяца до дня мероприятия.

 

   Конечно, есть и исключения, когда праздник организовывается  спонтанно,  само-собой. Недавно был случай, когда прямо на юбилее, было решено, что  через неделю  все должны собраться в этом же составе и отпраздновать День Рождения одного из присутствующих гостей! Сказано - сделано! 

   Вывод: приглашение гостей - это следующий шаг после Вашего решения организовать праздник и важный момент для выбора ресторана и составления банкетного меню с учётом  гастрономических предпочтений тех , кто будет присутствовать на юбилее.

 
Заключение договоров с исполнителями

Договор - важен как для Заказчика, так и для Исполнителя:

Заказчик получает гарантию исполнения услуг на его мероприятии, а Исполнитель - гарантию своего участия в праздничной программе. 

Договор можно заключить двумя способами:

Первый вариант: Заключить Договор с каждым подрядчиком  персонально. Для этого необходимо договориться о встрече со всеми исполнителями.

 

Второй вариант:  заключить один договор в котором ведущий  берёт на себя функции организатора и ответственность за участие в Вашем мероприятии  других подрядчиков. В этом случае ведущий-организатор сам заключает договора с исполнителями, как приложения к основному Договору

 

Второй вариант в моей практике встречается чаще, наверное потому, что очень экономит время Заказчика.

Приложениями к Договору могут быть : список оборудования для праздника, сценарий юбилея,  соглашения по дополнительным услугам.

Типовой Договор, который я предлагаю своим клиентам Вы можете скачать и ознакомиться кликнув по ссылке документа  справа от этого текста или здесь

 
Сценарий юбилея

Гастрономическая  и развлекательная программа юбилея  гармонично дополняют друг друга: застольные части сменяются музыкальными перерывами.  Задача ведущего создавать комфортную атмосферу и ,буквально, дирижировать праздником  сочетая своевременную  подачу блюд, эстрадные номера, выступления артистов, поздравления гостей, развлекательные конферансы и игровые моменты. Примерный план праздника выглядит следующим образом (время приведено условное):

16.00 -17.00 Сбор гостей, репортажная фото-сессия с юбиляром, музыкальное сопровождение

17.00 -17.45 Первая часть программы. Холодные закуски

  •    тосты-поздравления гостей, программа ведущего

 

17.45 -​ 18.00 Первый музыкальный перерыв (диджей или музыкальный коллектив)

18.00 - 18.30 Вторая часть программы. Подача горячих закусок.

  • тосты-поздравления гостей,

  • показ фото-слайд-шоу (если запланировано)

  • программа ведущего

  • выступление артистов (если запланировано)

 

18.30 - 19.00 ​Второй музыкальный перерыв (диджей или музыкальный коллектив) + интерактив от ведущего

19.00 - 19.40 Третья часть программы. Подача основного блюда.

  • тосты-поздравления гостей

  • программа ведущего

  • эстрадные номера

 

19.40 - 20.10 Третий музыкальный перерыв (диджей или музыкальный коллектив)

 

20.10 - 20.30 Интерактив от ведущего

 

20.30 - 21.00 Танцевальная программа

 

21.00 - 21.30 Четвёртая часть застольной программы

  • Торт

  • Программа ведущего

 

21.30 - 22.00 Дискотека

 

22.00 Ответное слово юбиляра гостям

 

22.00 - 22.30 Музыкальный фон, завершение мероприятия.

  Время, приведённое выше, очень приблизительное и сам сценарий может существенно поменяться во время мероприятия, но несколько моментов нужно обязательно учитывать при организации программы:

1. Продолжительность программы юбилея варьируется от 4-х до 6-ти часов. За меньшее время практически невозможно подать все заказанные блюда с необходимым интервалом, а больше 6-ти часов гости  эмоционально "выгорают" и часто случаются нелицеприятные "сюрпризы", связанные с перебором алкоголя и эмоций)

2. Дольше 45 минут гостям сложно усидеть за столом. Это заложено у нас на генетическом уровне с детства, когда школьный урок длился 45 минут, потом возникает желание встать на перерыв. Это "работает" и во время банкета.

3. Всё, что Вы хотите показать гостям с предельным сосредоточением их внимания (фото, видео, презентации)  я рекомендую показывать в середине второй  застольной части - к этому времени проходит первое волнение, свойственное каждому человеку в начале мероприятия и обратить внимание гостей  в этот момент значительно  проще.

4. Торт лучше всего подать за 90 минут до планируемого завершения юбилея. За это время торт не только подаётся, но и   происходит фото-сессия, торжественное разрезание, потом торт нужно разделить на порции и подать , параллельно опросив гостей на чай и кофе. Всё это требует времени - мгновенно на столах гостей торт и чай точно не появятся! Кроме того, гостям торт нужно ещё съесть не торопясь , чтобы успеть до закрытия ресторана, поэтому время ещё прибавиться. А после того, как торт съеден, часто всего хочется ещё потанцевать и пообщаться. Всё это очень комфортно помещается в полтора часа финального времени праздника и не выглядит  суетливым марафоном. 

В подготовке программы юбилея  есть ещё много нюансов, понимание и знание которых приходит только с опытом проведения мероприятий, поэтому не смотря на кажущуюся простоту описанного выше, поверьте, лучше доверить подготовку юбилея профессиональным организаторам

На встрече с заказчиком я стараюсь составить подробное творческое задание (ТЗ)  для написания сценария. Для этого заполняю информационный лист ТЗ , который выкладываю здесь в надежде, что Вам он тоже поможет)

 

 

 

Телефон ведущего на юбилей:  8 925 506 95 81

Телефон ведущего на юбилей:  8 925 506 95 81

Организация программы юбилея:  8 925 506 95 81

Телефон ведущего на юбилей:  8 925 506 95 81

Организация программы на юбилей:   8 925 506 95 81

Ведущий и сценарий на юбилей:   8 925 506 95 81

@2017 - 2018 Андрей Ежелев.